Iedereen heeft evenveel tijd. Toch zijn er mensen die tijd overhouden en ook mensen die tijd tekortkomen. Sommige mensen zijn goed in staat om hun tijd te ‘managen’ of anders gezegd efficiënt in te delen. Niet iedereen heeft die gave en het is van belang ons dat realiseren. Vaak is de persoon die een goede tijdbeheersing heeft, geneigd om te denken dat anderen op dezelfde manier met tijd omgaan. Maar omgaan met tijd heeft echter veel te maken met het karakter van iemand.
Er zijn veel mensen die zaken doen op basis van ervaring. Dat kan best effectief zijn, maar als men vergeet ‘bij de tijd te blijven’ dan kan het zijn dat de ervaring niet voldoende is en het werk niet meer op tijd afkomt. Het zijn mensen die teveel in het verleden leven.
Er zijn ook mensen die bezig met de toekomst. Ze hebben plannen en willen die realiseren. Daar zijn ze heel erg mee bezig, maar vergeten dat er ook nog een heden is en dat er ook hier en nu geleefd moet worden. Doordat deze mensen in de toekomst leven, worden zaken die nu gedaan moeten worden uitgesteld, wat er toe kan leiden dat zaken op een bepaald moment toch vast lopen.
De middenweg is dat er mensen zijn die in het hier en nu leven. Ze nemen weinig mee van de ervaring van het verleden en anticiperen ook niet op zaken in de toekomst. Dat klinkt heel ontspannen, maar ook hier kunnen zaken in de loop van de tijd spaak lopen.
Het mooiste zou zijn als van alle drie de typen het beste genomen kan worden, maar dat werkt nu eenmaal niet zo. Het heeft alles te maken hoe iemands karakter in elkaar zit en dat verschilt nu eenmaal van persoon tot persoon.
Het kan al verschil maken of je een ochtend- of avond mens bent. Ochtendmensen kunnen het beste de zaken die het meeste energie kosten in de ochtend doen, terwijl dat voor avondmensen juist de avond is. Maar ook of iemand goed in staat is ‘nee’ te zeggen of juiste prioriteiten kan stellen. Ze zeggen wel eens ‘een nee tegen een ander is een ja voor jezelf’, maar daar kunnen ook nadelen aan kleven. Ook is van belang of iemand goed kan samenwerken en op een juiste manier een agenda kan bijhouden (van belang bij stellen van doelen). Het kan van belang zijn om bepaalde karaktereigenschappen te herkennen. Denk hierbij aan rusteloosheid, agressie, koppigheid, ordelijkheid of betrouwbaarheid.
Mensen denken nogal eens dat ze meerdere zaken tegelijk kunnen doen, maar vaak is het gevolg dat er niets afkomt. Het is beter om zaken een voor een af te ronden. Ook hoevaak iemand gestoord kan worden bij werkzaamheden verschilt per persoon. Als verstoring je afleidt dan kun je beter tijdsvakken in je agenda blokken. Bovendien kan afleiding van je werkzaamheden er toe leiden dat je iets anders gaat doen dan waar je mee bezig was. Als je het gevoel hebt dat je door teveel hoepels aan het springen bent, dan is dat vaak ook zo.
Toch kan afleiding ook positief zijn, want de boog kan niet altijd gespannen staan. Het is niet voor niets dat men zegt dat het verstandig is om de twee uur een rondje te gaan lopen of met iemand over koetjes en kalfjes te praten. Jezelf terugtrekken is qua tijdsbesteding niet handig. Een zeker mate van planning is wenselijk, maar laat daarbij voldoende bufferruimte. Advies is om nooit meer dan 60% van je tijd in te plannen, zodat er altijd ruimte is om zaken te laten uitlopen of aan andere zaken te besteden. Wie digitaal een agenda bijhoudt zorgt ervoor dat gereserveerde tijd een kleur heeft en vrije tijd wit is.
Fouten maken hoort erbij, maar het corrigeren kost ook tijd. Maak hiervoor ruimte. Fouten maken is opzicht niet verkeerd, want je kan er van leren en dat kan in de toekomst tijd besparen. Ervaringen ontstaan nu eenmaal niet door niets te doen. Vaak moet je ook samenwerken met anderen, maar dan is wel de kunst om met die ander goede afspraken te maken. Dat geldt ook voor het delegeren van werk, zelfs als je denkt het zelf sneller en beter te kunnen. Delegeren is soms noodzakelijk omdat je immers geen tijd hebt om alles zelf te doen.
Vergaderen is vaak een noodzakelijk kwaad. Vraag je altijd af wat de meerwaarde van een vergadering is. Kun je nuttige informatie krijgen of taken verdelen? Als een vergadering geen meerwaarde heeft (halen en/of brengen), dan moet je de moed hebben er nee tegen te zeggen. Een goed voorbereide vergadering met een voorzitter die zaken strak kan houden, is vaak belangrijk.
Zaken die dagelijks terugkomen (bijvoorbeeld e-mail lezen) kunnen het beste routinematig op een zelfde tijdstip worden gedaan. Een goede planning met haalbare deadlines kunnen heel nuttig zijn. Het uitstellen van taken – omdat ze niet leuk zijn – heeft weinig zin, want hoe meer onaangename taken er in je agenda verschijnen, hoe lastiger het wordt. Uitstel is zelden afstel. Vaak streven mensen naar perfectie, maar dat kost veel tijd. Goed is vaak goed genoeg.
Vaak realiseert men ook niet hoeveel tijd iets kost. Toch is dat belangrijk als je een planning wilt maken. Je moet kunnen inschatten hoelang je over iets gaat doen. Je kan daarom beter ruim plannen, want dan valt het altijd mee, maar in het bedrijfsleven wil men dat vaak niet. Hierdoor ontstaan vaak onrealistische tijdspaden, die meer geld kosten en ook nog eens stress opleveren. Het is overigens ook belangrijk om van te voren een minimum kwaliteitsniveau in te plannen, want het gebeurt nog regelmatig dat kwaliteit lijdt onder tijdsdruk. Het bekende SMART komt hierbij om de hoek kijken.
Sommige mensen stellen meerdere doelen tegelijk, omdat ze denken dat daar wel tijd voor is. Als dat in de praktijk dan niet zo is, dan kunnen die doelen elkaar in de weg gaan zitten. Ook dat levert geen prettige situaties op, want dan moeten er prioriteiten gesteld gaan worden.
Wie goed weet waar men mee bezig is, heeft al veel gewonnen. Noteer zaken die nuttig kunnen zijn bij een planning, want alles proberen te onthouden, is maar weinigen gegeven. Tijd is een opvallend verschijnsel. Hoewel iedereen 24 uur in een dag heeft, wil het nog niet zeggen dat iedereen er op een gezonde manier mee kan omgaan. Wie een strijd moet aanbinden met tijd zal vaker tegen stress aanlopen. En dat kost nog meer tijd.
